Innovation dans la planification d’événement : méthodes et outils actuels

L’innovation joue un rôle prépondérant dans la réussite de l’organisation des événements d’entreprise. De l’organisation à la réalisation effective, de nombreux défis sont à relever pour mettre sur pied un programme à la fois immersif, mémorable et en accord avec les objectifs de l’entreprise. Autentik Events adopte les dernières technologies et méthodes innovantes pour créer des événements d’entreprise uniques et personnalisés.

Innovation dans la planification d’événement : comment garder une longueur d’avance ?

L’originalité et l’authenticité constituent l’un des moteurs de l’organisation événementielle. La réussite d’un événement d’entreprise repose en effet sur plusieurs piliers essentiels :

• L’émotion : un séminaire, un lancement de produit ou un team building réussi sait émouvoir son audience. Sur le plan psychologique, cela garantit des souvenirs pérennes qui bénéficieront à l’entreprise organisatrice à long terme. Pour les participants, un événement riche en sensations favorise une meilleure implication. Cet aspect de l’organisation nécessite néanmoins un renouvellement constant pour garantir ses impacts positifs.
• La mise en scène: il n’y a pas de standard pour une création scénique réussie. Il faut savoir innover. De l’aménagement de l’espace à la création de l’ambiance sonore et visuelle en passant par la conception de l’accueil, chaque élément doit faire la différence.
• La communication: autant pour une assemblée générale que pour un kick off, communiquer efficacement en amont de l’événement d’entreprise garantit en premier lieu la venue des participants. Il s’agit aussi d’une mise en appétit pour les participants. Elle fait déjà partie de l’expérience et doit donc faire l’objet d’une attention particulière.

Au-delà de l’authenticité du concept, il faudra disposer des méthodes et des outils innovants pour créer un moment qui transformera les participants.

Utiliser des outils de gestion de projet collaboratifs pour une organisation en symbiose

La réussite d’un événement d’entreprise repose avant tout sur une organisation rigoureuse et efficace. Le secteur événementiel a parfois souffert d’un manque de synchronisation entre ses différents acteurs. Les pertes d’information, le dédoublement des tâches, un timing mal réglé… affectaient souvent l’avancée des projets. La pression propre au secteur de l’organisation accentuait les conséquences de chaque dysfonctionnement.

L’émergence des outils de gestion collaboratifs a changé la donne. Chaque action dispose aujourd’hui d’une visibilité en temps réel pour chaque personne impliquée. Les tâches sont réparties de manière claire et les éventuels retards ou problèmes sont immédiatement signalés.

Chez Autentik Events, nous utilisons ce type d’outil pour mener à bien chacun de vos projets événementiels.

Réalité virtuelle et réalité augmentée : le high-tech au service de l’immersion

Déjà largement utilisée pour les team buildings, la réalité virtuelle (VR) et la réalité augmentée (AR) commencent également à intégrer les plénières, les séminaires, les assemblées générales…

• La réalité virtuelle utilise un casque pour transporter l’utilisateur dans un univers à part. La technologie utilisée permet une immersion à 360°. En fonction du cadre et des accessoires associés, il est possible de se mouvoir.
• La réalité augmentée ajoute des éléments numériques au décor physique. Cet ajout se fait par écran interposé. La tablette offre la meilleure visibilité, mais le smartphone peut tout à fait convenir en adaptant l’affichage.

La réalité virtuelle et la réalité augmentée facilitent la planification d’un événement d’entreprise en concentrant dans un même espace des activités variées. Ces technologies optimisent aussi l’organisation d’un événement hybride. Elles permettent alors aux participants éloignés de bénéficier des conditions proches du présentiel.

L’intelligence artificielle : une assistance pour les tâches chronophages

Dans l’organisation événementielle, l’exécution de certaines tâches chronophages peut affecter l’efficacité au travail. L’intelligence artificielle apporte alors une aide précieuse. L’IA facilite par exemple l’élimination des doublons dans la liste des invités. Elle peut aussi générer automatiquement une voix off pour les annonces et publicités.

Autre application, l’intelligence artificielle peut traiter des bases de données en temps réel. Il est ainsi possible d’obtenir les tendances de fréquentation pour faire une projection plus fine d’heure en heure. Cela permet d’adapter le programme si nécessaire.

En quelques secondes, l’IA peut également détecter des incohérences dans les contenus à publier. En outre, elle sert à préparer les ébauches pour la conception des éléments graphiques et textuels. Chez Autentik Events, nous intégrons avec bienveillance les apports de l’intelligence artificielle. Néanmoins, nous accordons toujours une place primordiale à l’humain dans nos processus créatifs.

Innovation dans la planification d’événement : le streaming, un atout pour les événements hybrides

Le streaming constitue une innovation dans la planification d’événement, car il permet d’organiser plus facilement un événement hybride. La très haute définition constitue la clé de voûte de cette organisation multisites. Il y a encore quelques années, la diffusion vidéo en direct se limitait à des images baveuses et pixellisées, à moins de disposer d’une régie télévisée, dont le coût est prohibitif. Aujourd’hui, la diffusion d’un flux en direct de qualité est à la portée de tous.

Le rôle de l’agence événementiel consiste à proposer une expérience originale du streaming pour en faire bénéficier tous les participants. Sa mission est également technique pour donner accès à un matériel de qualité et une réalisation professionnelle (habillage, interactivité, cadrage…).

Le minisite événementiel pour renforcer l’exclusivité de l’expérience

Grâce aux nouvelles technologies, créer un minisite dédié à l’événement devient plus simple. Celui-ci accorde généralement un accès sécurisé aux organisateurs, mais aussi aux participants. Avant même le début, ces derniers profitent de contenus exclusifs. Ils peuvent aussi interagir directement avec l’organisation. Par la même occasion, les invités affinent leur profil en manifestant leurs besoins ou leurs préoccupations. Cela permet de mieux cibler les campagnes marketing.

Le minisite constitue un pilier de la communication digitale, en symbiose avec les réseaux sociaux. Après l’événement, le minisite facilite l’obtention des retours, permettant une analyse plus précise des retombées du séminaire.

Innovation dans la planification d’événement : les outils de networking pour amplifier la visibilité de l’événement

Le networking occupe une place centrale dans la promotion de votre événement d’entreprise. Sans la force d’une communauté, la mobilisation des participants devient plus ardue. Actuellement, la technologie web donne accès à des outils qui permettent d’activer le réseautage via une interface unifiée. Vous pourrez alors gérer vos nombreux réseaux sociaux en un seul endroit.

L’évolution du secteur événementiel est particulièrement rapide. Autentik Events assure un rôle de veille et vous informera régulièrement des prochaines avancées. Vous pourrez ainsi mieux adapter votre stratégie de création événementielle.

Vous pourrez aussi mettre à profit notre maîtrise des différents secteurs de l’événementiel pour votre prochain rendez-vous professionnel.

Parlons ensemble de votre projet !