Utilisation de l’IA dans les événements d’entreprise

Pilier majeur de la transformation numérique, l’intelligence artificielle gagne de l’ampleur dans de nombreux secteurs d’activité. Son impact est similaire à l’arrivée d’Internet. Innovante, performante et de plus en plus accessible, elle révolutionne la manière d’aborder les évènements d’entreprise. Bien qu’il constitue un véritable défi pour le personnel d’encadrement, le dispositif offre des possibilités infinies en termes de planification, d’organisation et de gestion. L’outil complète et améliore le travail des organisateurs. Découvrez comment profiter de l’utilisation de l’IA dans vos événements d’entreprise.

Utilisation de l’IA pour faciliter la gestion de l’évènement

L’organisation d’un évènement d’entreprise interne ou externe demande du temps ainsi que la mobilisation de plusieurs personnes. Le premier rôle de l’intelligence artificielle consiste à automatiser les tâches administratives. Elle a sa place dans l’organisation d’un évènement en présentiel, virtuel ou hybride. Ses fonctionnalités accompagnent l’entreprise pendant un séminaire, un webinaire, un colloque, un team building ou une journée portes ouvertes. En plus de réduire les coûts, le recours à cet outil a également un impact positif sur l’efficacité opérationnelle.

Pour profiter des atouts de la nouvelle technologie, il est nécessaire d’aligner les solutions IA avec les objectifs de l’évènement. Les requêtes seront différentes si vous souhaitez améliorer l’engagement des participants, optimiser les efforts marketing ou rationaliser la logistique.

Pour bien exploiter une solution IA, il est donc essentiel de lui fournir le maximum d’informations. Déterminez avant tout le type d’évènement souhaité ainsi que le public visé. Indiquez ensuite les besoins de l’entreprise et les objectifs à atteindre. N’oubliez surtout pas les précisions sur les contraintes et les limites qui vous empêchent de réaliser le projet.

Utilisation de l’IA en tant qu’assistant logistique

L’IA joue aussi le rôle d’un assistant logistique dans l’organisation de vos évènements d’entreprise. Les algorithmes de prévision sont en mesure de déterminer l’effectif des participants ainsi que leurs attentes. Les organisateurs pourront identifier la taille et l’agencement de la salle, la nourriture à servir ainsi que les activités adéquates.

Selon McKinsey, l’intelligence artificielle est aujourd’hui capable d’automatiser près de 70 % des missions des collaborateurs. Par conséquent, elle accorde une priorité aux tâches à forte valeur ajoutée. Les organisateurs peuvent donc se concentrer sur les aspects créatifs de l’évènement. Ils accordent plus de temps à sa conceptualisation, son fil conducteur ainsi que les activités avant, pendant et après l’évènement.

Le chatbot fait partie intégrante des solutions IA. Le programme informatique interagit directement avec les participants. Le principe est simple. Si un invité a besoin d’une information spécifique, il est tout simplement amené à poser sa question à la borne dédiée. Un système de reconnaissance vocale enregistre la requête et la réponse est instantanée.

Les assistants virtuels font office de service de conciergerie pendant votre évènement. Disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ils fournissent des conseils personnalisés. Ils éclairent aussi les participants sur les sessions auxquelles assister ainsi que les stands à visiter.

Un team building par l’IA

Les solutions IA améliorent l’expérience des participants dans le cadre d’un team building. Elles prennent en compte les informations qui concernent chaque collaborateur ainsi que les objectifs de l’entreprise. L’outil compile ensuite ces données avec des algorithmes et des modèles de machine learning pour automatiser la constitution des équipes. L’attribution des rôles se fait de manière intelligente pour une meilleure dynamique d’équipe et une productivité optimale.

L’IA évalue et recommande également les meilleures stratégies de team building. Elle fournit les différentes possibilités qui stimulent le travail d’équipe. L’amélioration de l’expérience attire et fidélise les participants. L’impact sur la satisfaction globale et la réputation de l’entreprise sera considérable.

Utilisation de l’IA pour la sécurité des événements d’entreprise

Les solutions IA contribuent aussi à la sécurité des évènements d’entreprise. Dans un premier temps, elles facilitent l’accès aux endroits où ces derniers se déroulent. La technologie de reconnaissance faciale est idéale pour identifier les participants ; ce qui évite toute forme d’intrusion.

L’IA dématérialise également le processus d’entrée et d’enregistrement. En d’autres termes, elle supprime définitivement les billets classiques ou digitaux ainsi que le port de badge. L’accès aux évènements gagnera en fluidité.

Le rôle de l’IA s’étend à la gestion des risques. L’exploitation des analyses prédictives aide à prévoir les éventuelles menaces et à prendre rapidement les décisions adéquates. En améliorant la sûreté des participants, vous gagnez la confiance des parties prenantes. Le dispositif garantit aussi la conformité réglementaire de l’entreprise et de l’évènement.

Des expériences personnalisées

L’intelligence artificielle promet une expérience personnalisée à tous les participants. L’outil analyse les évènements dans le but de comprendre les comportements, les sentiments, les interactions et les préférences du public. Le regroupement de toutes les données issues de différentes sources sur une interface unique facilite leur interprétation. L’accès aux tendances et aux axes pertinents sur les intervenants aide alors les organisateurs à améliorer les prochains évènements.

L’intelligence artificielle permet même d’intervenir à l’instant T. En effet, en communiquant les données en temps réel, l’outil incite les organisateurs à réagir directement sur le terrain. À titre d’exemple, la mise en place des cartes de chaleur fournit la localisation des participants à n’importe quel moment. Une analyse de leurs parcours, des animations auxquelles ils ont assisté et leurs interactions aide à redynamiser l’évènement. Les organisateurs auront ainsi la possibilité d’anticiper les problèmes logistiques comme les engorgements, la pénurie de boissons ou les sessions bondées.

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