Comment optimiser les coûts lors de l’organisation de votre événement ?

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L’organisation d’un événement d’entreprise est certes très bénéfique pour votre société mais il représente en contrepartie des coûts plus ou moins élevés. Afin de vous aider à optimiser votre budget, nos professionnels vous livrent leurs astuces.

Le mot clé : anticiper !

Une action simple et pourtant pas toujours prise au sérieux au sein des entreprises, généralement par manque de temps. Pourtant, organiser votre événement à l’avance peut vous permettre de générer beaucoup d’économies.

Premièrement car il reste beaucoup de lieux et services disponibles sur le marché, ce qui signifie que vous pourrez réaliser un comparatif tarifaire et choisir l’option au meilleur rapport qualité-prix. A l’inverse, en effectuant vos réservations au dernier moment, vous risquez de vous retrouver avec des lieux et prestations qui ne correspondent pas à vos envies (par manque de choix), mais aussi avec les derniers prix restants, qui sont souvent les plus chers !

Deuxièmement, en anticipant l’organisation de votre événement, vous aurez plus de chances de bénéficier d’une remise car la concurrence étant moins forte, certains prestataires sont prêts à baisser leurs prix.

Toutefois, trouver le bon lieu et le bon service pour votre événement d’entreprise requiert une expertise et un certain savoir-faire, afin que tout se déroule comme vous le souhaitez. Pour cela, nos spécialistes de l’événementiel peuvent vous aider !

Réaliser un rétro-planning

Qui dit anticipation dit également rétro-planning. Ce dernier vous permet de définir les composantes de votre budget événementiel à l’aide d’un calendrier, et éviter ainsi les coûts supplémentaires en dernière minute. Afin d’établir le calendrier exact de votre événement jour par jour, il vous faudra penser à un ensemble de critères qui caractériseront vos dépenses, tels que :

– Les frais d’hébergement
– Les frais de restauration (traiteur, restaurant, buffet libre-service…)
– Les frais d’animation (cours de cuisine, atelier, concert…)
– Les coûts de transport
– Les dépenses techniques éventuelles (location d’un matériel audio-visuel, location d’une salle…)
– Les frais de personnel (hôtesse d’accueil, techniciens, conférenciers…)
– Etc.

Parce qu’il n’est pas évident de prévoir chacun des éléments qui caractériseront votre événement, nous pouvons vous apporter nos connaissances en la matière, et vous aider à élaborer un projet solide.

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Miser sur un événement « low impact »

De plus en plus d’entreprises axent leur événement sur le développement durable. Cela permet, d’une part, de baisser votre impact écologique et d’autre part de réduire considérablement les coûts.

En privilégiant les matériaux recyclés, les espaces naturels, les transports verts ou encore les lieux à faible consommation d’énergie, votre événement responsable vous offre la promesse d’une facture moins salée.

Les activités peuvent elles aussi se focaliser sur ce type de stratégie, en misant sur des animations à faible impact (ateliers éco-responsables, visite à pied, jardins partagés…). Néanmoins, il s’agira de réaliser un événement « green » sans pour autant perdre en qualité. Nous pouvons tout à fait vous assister dans la réalisation d’un événement à la fois responsable et premium.

Il existe de multiples façons de réaliser des économies en optimisant son budget événementiel. A ce titre, notre mission est de vous aider à minimiser vos coûts autant que possible, tout en organisant un événement à la hauteur de votre entreprise.