Comment organiser une conférence de presse ?

Dans le cadre de l’organisation d’un événement ou pour le lancement d’un produit, la conférence de presse est un rendez-vous essentiel qui vous donnera l’opportunité de communiquer par voie médiatique et d’atteindre une audience large. Nous vous présentons ici les étapes essentielles pour organiser une conférence de presse réussie.

Conférence de presse : l’avantage de l’interaction

À la différence d’un simple communiqué de presse ou dossier de presse envoyé aux différents organes de communication, la conférence de presse offre l’avantage d’une rencontre directe avec les journalistes. Après votre présentation, ces derniers pourront vous poser des questions ou demander des précisions. Cela leur permettra d’affiner leur article ou leur reportage, et ainsi fournir le maximum d’informations à leur audience.

Organiser une conférence de presse : le choix essentiel de la date

Le choix de la date et de l’heure de la conférence de presse est primordial pour s’assurer de la venue d’un maximum de journalistes à votre rendez-vous. En nous basant sur notre expertise en tant qu’agence événementielle, nous vous partageons ici de précieux conseils pour assurer la venue d’un maximum de journalistes à votre conférence de presse:

• privilégiez le début de semaine qui est généralement moins saturé pour les journalistes. Évitez toutefois le lundi matin qui correspond généralement à la réunion hebdomadaire de l’équipe éditoriale.
• Privilégiez la matinée pour organiser la conférence de presse. On considère que le meilleur créneau va de 9 h à 11 h. Le début d’après-midi est également envisageable.
• Évitez les vacances scolaires ainsi que les périodes festives ou animées dans votre région (festival, salon, foire…), car les journalistes seront moins disponibles.

Après avoir choisi la date, pensez à envoyer une invitation aux organes de presse au moins trois semaines avant le jour J. Effectuez par la suite une relance téléphonique une semaine puis un jour avant la conférence de presse.

Préparer un dossier de presse

Préparez un dossier de presse que vous donnerez à l’arrivée des journalistes. En plus d’être visuellement attractif, ce document doit contenir les informations essentielles sur l’événement ou le produit. Il doit également contenir les données de la personne à contacter.

Si vous organisez un événement, prévoyez un pass d’accès pour les journalistes afin de les inciter à assurer la couverture. Dans le cas d’un lancement de produit, intégrez un échantillon qui permettra par exemple d’effectuer un test. Si vous avez des fichiers numériques (images, sons, vidéos…) à envoyer, privilégiez la clé USB ou un QR Code qui renvoie vers un dossier cloud.

Autentik Events peut vous aider à préparer votre kit de presse. Nous adaptons le visuel ainsi que le contenu éditorial de votre dossier au type d’événement et au public visé.

Organiser une conférence de presse : soignez le choix du lieu

Le choix du lieu est crucial dans l’organisation d’une conférence de presse. Voici les critères essentiels pour garantir un rendez-vous sans anicroche :

• l’accessibilité : évitez aux journalistes les lieux difficiles d’accès sous peine de les décourager ;
• l’équipement : la salle qui accueille la conférence de presse doit permettre aux journalistes de se brancher et de se connecter. Si des médias TV sont conviés, prévoyez la place pour les caméras et la lumière ;
• l’originalité : le lieu doit avoir du caractère pour marquer les esprits et offrir un rendu visuel soigné en vidéo ou en photo. Nous pouvons prendre en charge la décoration événementielle pour apporter du caractère à l’espace. L’objectif est de mettre en valeur la philosophie de votre événement ou de votre produit.

Les conseils utiles pour réussir votre conférence de presse

Sa réussite repose sur de petits détails qu’il ne faut pas négliger. Voici les points essentiels à prendre en compte au moment d’organiser votre rendez-vous avec les médias :

• La fluidité: préparez longuement les différentes prises de parole. Programmez plusieurs séances pour simuler votre conférence. Les marques d’hésitation et les hiatus risquent en effet de nuire à la qualité des interventions.
• La maîtrise: montrez à votre assistance que vous connaissez parfaitement votre sujet. Cela éveillera l’enthousiasme des journalistes pour votre événement d’entreprise ou votre produit. Evitez ainsi de manifester des signes de nervosité et ne montrez pas que vous êtes mal à l’aise.
• La modération: la conférence de presse est un échange. La présence d’un modérateur est donc requise pour assurer une répartition équitable de la prise de parole.
• La restauration: les journalistes et l’équipe technique qui l’accompagne sont systématiquement en mouvement et n’ont pas forcément le temps de se restaurer. Une petite collation après la conférence de presse est toujours appréciée. Cette marque d’attention plaidera en votre faveur.

Autentik Events est une agence événementielle à Paris qui peut prendre en charge l’organisation de votre conférence de presse de A à Z ou une partie de votre rencontre avec les journalistes.

Assurez le suivi

Organiser une conférence de presse ne se limite pas à sa seule réalisation. Son suivi est primordial pour optimiser la couverture de l’événement. Sollicitez indirectement les journalistes participants en leur envoyant des photos en haute résolution de la conférence de presse.

À la parution des articles, faites une revue de presse annotée. En ce qui concerne les diffusions TV et radio, les podcasts sont généralement disponibles sur les plateformes des médias. Autant que possible, enregistrez-les au meilleur format.

Contactez-nous pour organiser votre prochaine conférence de presse.