Qu’est ce qu’un événement Hybride ?

Organisation à la fois physique et digitale, un événement hybride réunit les avantages des deux mondes. Mais pour que cette nouvelle tendance soit une franche réussite, il faut faire preuve de créativité et d’adaptation. On peut ainsi mettre en symbiose les outils traditionnels et ceux apportés par les nouvelles technologies.

Événement hybride : une portée plus large comme valeur ajoutée

Un événement hybride n’est pas une simple diffusion ou rediffusion d’une organisation sur site par le biais des plateformes numériques. Il s’agit de mettre à contribution les évolutions technologiques pour que les personnes présentes sur place et à distance interagissent avec ceux hors site.

Ce type de programme a deux avantages :

• étendre sa portée au-delà des limites physiques du lieu choisi.
• pouvoir dépasser le nombre de participants imposés par le site.

Dans le contexte particulier lié au Covid-19, c’est un excellent moyen d’avoir un maximum de participants sans outrepasser les contraintes sanitaires. Au-delà de la crise, un événement hybride permet à une entreprise multi-sites ou internationale de briser la limite des frontières géographiques.

Ce qu’il faut savoir pour la conception d’un événement hybride

Ce concept peut s’appliquer à un séminaire, un kick off pour le coup d’envoi d’un projet d’entreprise, une convention stratégique… La qualité de l’organisation est essentielle pour garantir un maximum d’impact auprès des participants.

• Comment assurer l’efficacité de l’événement ?

Le premier point à assurer dans la conception d’un événement hybride est de garantir l’efficacité de l’infrastructure technologique. Il est essentiel de maintenir la fluidité des images transmises du lieu-dit où se déroule l’événement, mais aussi en provenance des différents acteurs à distance.

La qualité des images et du son doit être optimale. C’est la condition sine qua non pour que les participants interagissent sans contraintes. Des micros doivent être disposés en salle pour capter chaque intervention. La bande passante de la connexion Internet doit être à très haut débit et stable pour éviter les coupures et les hachures.

• La scénographie

Après la mise au point du côté technique, il faut se pencher sur la scénographie de l’événement. Grâce à une mise en scène soignée, il faut que les personnes présentes physiquement et ceux connectés ressentent les mêmes émotions. Il faut donc assurer le rendu à l’écran des nombreux éléments de décoration. L’ambiance sonore fait aussi partie de cette scénographie. En prenant un exemple précis, une lumière intense peut être avantageuse sur le site physique, mais nuira à la qualité transmise.

Pour harmoniser les interactions, il faut de disposer d’une plateforme logicielle performante. Cet outil doit être capable de gérer de manière harmonieuse les différentes connexions.

Une préparation millimétrée

Si l’événement hybride réunit les avantages des organisations physiques et en ligne, il présente également quelques contraintes. Pour s’assurer que les participants en ligne seront effectivement présents, il faut assurer la promotion de la date, de l’heure et des enjeux.

Le jour J, il est nécessaire d’assurer une programmation qui respecte scrupuleusement le planning annoncé. Les participants en ligne sont en effet bien moins patients que ceux présents sur place. La facilité de déconnexion ne pardonne donc aucun retard.

Les équipes d’Autentik Events vous aident à mettre sur pied un événement hybride conforme à vos attentes. Misant à la fois sur la créativité et l’authenticité du concept, nous mettons aussi un point d’honneur à fournir des solutions technologiques adaptées.