7 conseils pour réussir vos événements hybrides !

L’expansion du coronavirus et les contraintes sanitaires inhérentes ont mis en lumière les événements hybrides. Ce type d’organisation tire son efficacité de l’association entre une programmation en présentiel et une interaction virtuelle. Pour assurer le succès de l’organisation, il faut une parfaite synergie entre les 2 univers. Voici 7 conseils utiles pour réussir vos événements hybrides.

1. Fédérer l’audience présente physiquement et le public virtuel

Dans l’organisation d’un événement, l’engagement du public participant est l’un des facteurs essentiels de succès. Pour que les participants sur site soient tout aussi impliqués que les personnes en ligne, il est essentiel d’instaurer une interaction visuelle, audio ou textuelle.

On peut ainsi projeter le trombinoscope du public virtuel sur un écran et partager régulièrement les commentaires en ligne des participants hors site. Une intervention alternée entre les personnes présentes et en ligne mettra également l’accent sur la fédération de l’audience.

2. Envoyer des invitations en bonne et due forme pour votre événement hybride

Les participants présents comme ceux à distance doivent recevoir la même invitation pour l’événement hybride programmée. Évidemment, le format de l’annonce des lieux différera, mais il est essentiel de mettre l’accent sur l’aspect formel de la date, particulièrement pour le public en ligne.

3. Mettre en place un programme sans temps mort

Si pour le public présent physiquement, il est possible de combler les temps morts par des discussions informelles, pour le public en ligne, il est facile de décrocher. Il faut donc mettre en place une programmation qui ne laisse pas de place aux blancs.

Si des trous sont inéluctables, prévoyez une diffusion qui permettra à chacun de patienter. Pourquoi donc ne pas créer une vidéo sur l’historique ou les ambitions de l’entreprise ?

4. Aménager la scène comme un plateau de tournage pour vos événements hybrides

Pour le public en ligne, le seul cadre visible est l’écran, à la différence des personnes présentes. Pour pallier cette contrainte, on conseille une mise en scène à la manière d’un plateau de tournage ou de télévision. La prise de vue et la prise de son doivent également être de qualité. Il existe aujourd’hui de nombreux sites dédiés qui disposent de toute l’infrastructure nécessaire pour l’accueil du public et le tournage pour le réseau.

5. Mettre en place une régie pour la diffusion en direct

Pour garantir la cohérence des images et des projections diffusées en ligne, il faut mettre en place une régie. Elle s’assurera de l’envoi harmonieux des différentes images. C’est également cette régie qui assure l’intégration des contenus interactifs, les éventuels commentaires et interventions écrites du public virtuel, les jingles et les animations multimédias.

6. Garantir un débit suffisant

Les sauts d’image, le son qui se crispe et les coupures sont autant de problèmes qui surviennent lorsque le débit Internet n’est pas suffisant. Or il faut savoir que la diffusion vidéo nécessite une bande passante très élevée. À cela s’ajoute l’interactivité qui implique la participation du public en ligne. Il est possible de louer une connexion à très haut débit temporaire chez de nombreux fournisseurs. La technologie des flux agrégés permet de combiner la vitesse de plusieurs opérateurs.

7. Miser sur le storytelling pour dynamiser un événement hybride

Pour capter l’attention du public, il faut savoir raconter. Et pour bien raconter, il faut savoir susciter l’émotion. Au lieu des longues présentations qui peuvent ennuyer l’assistance, il faut humaniser chaque message partagé.

Le storytelling mise sur l’innovation et l’authenticité de la communication. En puisant dans l’expérience et dans l’histoire de votre entreprise, les équipes d’Autentik Events peuvent vous aider à mettre en place un scénario original et captivant.